Gérant.e de bureau - Approvisionnement

Welland, ON

THE ENGLISH VERSION WILL FOLLOW

Gérant.e de bureau – Approvisionnement 

Un (1) poste permanent à temps plein, 35 heures/semaine

Lieu de travail : Welland

54 600 $ - 66 367 $ (excellents avantages sociaux incluant régime de retraite HOOPP)

Sous la supervision de la Directrice des finances, la/le gérant·e de bureau assure la gestion quotidienne du site de Welland, incluant l’entretien des locaux, la coordination des contrats de services, la gestion des fournisseurs, la logistique des espaces de travail et la mise en œuvre des processus d’approvisionnement. Le poste joue un rôle clé dans la transition vers le nouveau système financier Sparkrock, en soutenant l’élaboration de procédures, la standardisation des processus et la formation des gestionnaires. La/le titulaire doit démontrer un sens de l’organisation exceptionnel, un haut niveau d’initiative, du professionnalisme, ainsi qu’une grande habileté à gérer les demandes des employés et les relations avec les contracteurs.

Responsabilités spécifiques

Gestion et coordination des opérations du site

• Assurer la gestion quotidienne des activités administratives du site de Welland.
• Coordonner l’entretien général du bâtiment, incluant le ménage, les inspections, les réparations et les rénovations.
• Superviser les contrats de service : nettoyage, sécurité, entretien des systèmes, fournisseurs externes, etc.
• Assurer le respect des normes de santé, sécurité et prévention des infections.
• Veiller à la disponibilité et la fonctionnalité de tous les équipements de bureau.

Gestion d’approvisionnement et des contrats

• Concevoir, mettre en œuvre et maintenir des processus d’approvisionnement conformes aux politiques financières du CSCHN.
• Soutenir les gestionnaires dans les demandes d’achat et appliquer les procédures d'approvisionnement.
• Élaborer et maintenir un registre des contrats et des échéanciers (renouvellements, suivis, obligations contractuelles).
• Négocier, coordonner et évaluer les services externes au besoin.

 Soutien à la transition et optimisation des processus (Sparkrock)

• Collaborer avec l’équipe des finances pour mettre en place les nouveaux workflows d’achat, d'approvisionnement et de gestion des contrats dans Sparkrock.
• Créer des outils, gabarits, procédures internes et guides pour les gestionnaires.
• Offrir du soutien et de la formation aux employés concernant les nouvelles pratiques d’approvisionnement.

Gestion de la logistique interne et du soutien aux équipes

• Gérer les demandes des employés en matière de bureaux, équipements, fournitures, accès et espaces communs.
• Superviser la gestion des inventaires, des mobiliers et des fournitures.
• Coordonner l’accueil des nouveaux employés : espaces, accès, orientation administrative.
• Assurer la collaboration avec la gérante de bureau du site de Hamilton pour harmoniser les pratiques.

Collaboration TI (en soutien)

• Assurer le premier triage des demandes TI au site de Welland.
• Collaborer avec la gérante de Hamilton et avec Compass pour les demandes nécessitant un soutien technique spécialisé.

Conformité et reddition de comptes

• Assurer le respect des politiques internes et des normes organisationnelles.
• Produire des rapports périodiques liés à la gestion du site, aux contrats et aux approvisionnements.
• Appliquer les politiques de gestion financière, de santé et sécurité et de confidentialité.

Qualifications

• Diplôme d’études postsecondaires en administration, gestion de bureau, ou domaine connexe.
• Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle similaire (bureau, coordination, approvisionnement, gestion de site).
• Expérience dans le secteur communautaire ou de la santé (atout).
• Connaissance des principes d’approvisionnement, de gestion des contrats et des normes de sécurité.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les technologies.
• Connaissance de Sparkrock ou d’un système financier similaire (atout important).
• Bilinguisme français/anglais (obligatoire).
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule.

Veuillez nous faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et curriculum vitae rédigés en français ou en anglais par le 19 décembre 2025.

Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d'adaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.

--------------------------------------

Office Manager – Procurement

One (1) full-time permanent position, 35 hours/week

Location: Welland

$54,600 - $66,367 (excellent benefits including HOOPP pension plan)

Under the supervision of the Director of Finance, the Office Manager oversees the daily operations of the Welland site, including facility maintenance, coordination of service contracts, vendor management, workspace logistics, and the implementation of procurement processes. The position plays a key role in the transition to the new Sparkrock financial system by supporting the development of procedures, standardizing processes, and providing training to staff. The incumbent must demonstrate exceptional organizational skills, a high level of initiative, professionalism, and strong ability to manage employee requests and contractor relationships.

Main Responsibilities

Site Operations Management and Coordination

• Oversee the day-to-day administrative activities of the Welland site.
• Coordinate general building maintenance, including cleaning, inspections, repairs, and renovations.
• Supervise service contracts: cleaning, security, system maintenance, external vendors, etc.
• Ensure compliance with health, safety, and infection prevention standards.
• Ensure availability and proper functioning of all office equipment.

Procurement and Contract Management

• Design, implement, and maintain procurement processes in alignment with CSCHN financial policies.
• Support managers with purchase requests and apply procurement procedures.
• Develop and maintain a contract registry and timeline (renewals, follow-ups, contractual obligations).
• Negotiate, coordinate, and assess external services as needed.

Support for Transition and Process Optimization (Sparkrock)

• Collaborate with the Finance team to implement new workflows for purchasing, procurement, and contract management within Sparkrock.
• Create internal tools, templates, procedures, and guidelines for managers.
• Provide training and support to employees regarding new procurement practices.

Internal Logistics and Staff Support

• Manage employee requests related to offices, equipment, supplies, access, and shared spaces.
• Oversee inventory management of furniture, supplies, and materials.
• Coordinate onboarding for new employees: workspace setup, access, administrative orientation.
• Collaborate with the Office Manager at the Hamilton site to harmonize practices.

IT Collaboration (Support Role)

• Collaborate with the Hamilton Office Manager and with Compass for requests requiring specialized technical support.

Compliance and Reporting

• Ensure compliance with internal policies and organizational standards.
• Prepare periodic reports related to site management, contracts, and procurement.
• Apply financial management, health and safety, and confidentiality policies.

Qualifications

• Post-secondary diploma in administration, office management, or a related field.
• Minimum of 3 years of experience in a similar role (office, coordination, procurement, site management).
• Experience in the community or health sector (asset).
• Knowledge of procurement principles, contract management, and safety standards.
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and comfort with technology.
• Experience with Sparkrock or a similar financial system (strong asset).
• Bilingualism in French and English (mandatory).
• Valid driver’s licence and access to a vehicle.

Please submit your application with your cover letter and resume in English or French by December 19th, 2025.

The CSC is committed to the principle of equal access to employment. Accommodations are available upon request. Only those selected for an interview will be contacted.